RAPPORT TRENDICATORS SUR LES MEILLEURES PRATIQUES

Repenser le télétravail

Les impératifs pour permettre à votre entreprise de remonter la pente de façon optimale

Perspectives de hauts dirigeants
Pourquoi et comment les dirigeants redéfinissent leur culture d’entreprise

 

Les premières notions d’une reprise en forme de V ont été remplacées par deux réalisations fondamentales. Une période de redressement prolongée nous attend, et les entreprises de tous les secteurs doivent repenser le soutien et la mobilisation des employés en télétravail. Comme avec tous les revers, les organisations ont l’occasion de réexaminer et d’améliorer leur culture d’entreprise. La crise de la COVID-19 a profondément changé la façon dont les entreprises, les employés et les clients envisagent les relations. Les citations ci-dessous reflètent les points de vue de plusieurs hauts dirigeants sur le télétravail. Quelle est la perspective de votre entreprise? A-t-elle été clairement communiquée aux employés? Dans les pages suivantes, nous explorerons certains des défis et opportunités pour améliorer la culture de votre entreprise et sa stratégie de redressement

 


Tobi Lutke, PDG, Shopify

« On pense souvent, à tort, que si l’on a une bonne culture d’entreprise, alors il faut la conserver. Je pense que c’est faux. Si l’on veut avoir une excellente culture, l’astuce est de la faire évoluer en même temps que son environnement. Gardez ce qu’il y a de meilleur d’une version à l’autre. La COVID nous met tous au défi de trouver de nouvelles manières de travailler ensemble. Nous prenons le volant, plutôt que d’être les passagers des changements à venir. Nous ne pouvons pas revenir en arrière. Ce n’est pas un choix; c’est le futur. »

 


Mark Zuckerberg PDG, Facebook

« Nous allons être l’entreprise la plus tournée vers l’avenir en matière de télétravail à notre échelle », déclare Zuckerberg. « Nous devons faire cela de manière réfléchie et responsable, nous allons donc le faire de manière mesurée. Mais je pense qu’il est possible qu’au cours des cinq à dix prochaines années – peut-être plus près de dix que de cinq, mais quelque part dans cette fourchette – je pense que nous pourrions arriver à ce qu’environ la moitié de l’entreprise soit en télétravail de façon permanente. »

 


Richard Branson Président et fondateur, Virgin

« Nous aimons donner aux gens la liberté de travailler où ils le souhaitent, en ayant la certitude qu’ils ont la motivation et l’expertise nécessaires pour être performants, que ce soit à leur bureau ou dans leur cuisine. [Je n’ai] jamais travaillé dans un bureau et [je] ne le ferai jamais. »

 


Katie Burke Directrice des ressources humaines, HubSpot

« Voulez-vous avoir accès aux talents partout ou simplement sur des marchés spécifiques? Si la réponse est partout, vous devez être au moins ouverts à l’éventualité du télétravail – cela ouvre les portes à la possibilité d’attirer et de retenir des talents dans le monde entier, au sens propre comme au sens figuré. »

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Les réalités du télétravail
Il faut relever de nouveaux défis en matière de productivité

De nombreuses entreprises technologiques ont enregistré des gains boursiers importants pendant la crise de la COVID-19. Il est vital de fournir aux télétravailleurs la technologie dont ils ont besoin pour être productifs. Cependant, la difficulté de répondre aux besoins émotionnels et aux routines interactives des employés qui commencent à travailler à domicile est bien plus importante. De nombreux employés qui travaillent à domicile actuellement souhaitent continuer le télétravail après la fin de la crise. Mais des divergences d’opinion existent quant à l’impact du télétravail sur la productivité.

44 % des cadres estiment que la productivité s’est améliorée pendant la pandémie, contre 28 % des employés qui se disent plus productifs en travaillant à domicile. Il est essentiel de relever les défis du télétravail pour optimiser les performances dans un avenir proche.

Un espace de travail dédié
L’absence d’un espace de travail dédié rend le travail à domicile frustrant et inefficace. De nombreuses entreprises ont offert des primes allant jusqu’à 1 000 $ pour aider les employés à s’installer.

Interruptions et obligations
Le télétravail implique davantage de distractions – depuis l’enfant qui demande de l’attention jusqu’au chien qui aboie. C’est mieux d’avoir un espace de travail dédié. Mais il est nécessaire d’avoir plus de soutien et de flexibilité pour équilibrer travail et vie privée.

Fatigue et gestion du temps
La fatigue de l’écran et la surcharge de réunions virtuelles entraînent une réduction de la capacité de concentration. Il est inévitable que les journées soient plus longues. De nombreux employés ont besoin d’aide pour éviter l’épuisement professionnel.

Communication et collaboration
Il manque aux interactions virtuelles les signaux subtils qui améliorent l’efficacité de la communication et de la collaboration.
Il faut de nouvelles normes et règles de base pour permettre des interactions productives.

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Surmonter la distance
Ce que les gestionnaires doivent faire différemment pour mobiliser les télétravailleurs

TLa relation entre les gestionnaires et leurs subordonnés directs a été soumise à une tension extrême pendant la crise de la COVID-19. Malheureusement, 58 % des gestionnaires n’ont jamais reçu de formation à la gestion du personnel, d’après une enquête de Career Builder. Les dirigeants des RH ne doivent pas s’attendre à ce que les gestionnaires aient les ressources nécessaires pour soutenir les employés distants. Chaque gestionnaire doit réévaluer son rôle, passer de la supervision à l’autonomisation, affiner ses compétences d’écoute et développer de nouvelles routines pour aider les employés en télétravail à surmonter les défis. Les meilleures pratiques comprennent des vérifications structurées, de multiples options de communication, la création d’opportunités virtuelles d’interactions sociales et un soutien émotionnel et une compréhension constants.

Réévaluer le rôle de gestionnaire
De nombreux gestionnaires ont l’habitude d’exercer un contrôle sur la façon dont le travail est effectué. Lorsque les employés travaillent à domicile, ce niveau de contrôle n’est pas possible. Une gestion efficace des équipes en télétravail nécessite d’autres compétences. Il est essentiel de comprendre les besoins et les défis uniques de chaque subordonné direct et de trouver de nouvelles façons d’aider chaque individu à réussir.

Améliorer les compétences d’écoute active
Pour les interactions individuelles et en groupe dans des environnements virtuels, des compétences d’écoute active sont nécessaires pour maximiser la participation et assurer une communication efficace. Lorsque des préoccupations ou des défis sont exprimés pendant les réunions, résumez-les et reformulez-les pour plus de clarté. Assurez-vous que les réunions restent ciblées et que les participants restent concentrés en interdisant d’envoyer des SMS et de faire plusieurs choses à la fois.

Devenir un facilitateur pour les employés
Les recherches menées par le Dr Jack Wiley, directeur scientifique d’Engage2Excel, révèlent que les employés attendent en priorité que leurs gestionnaires « montrent leur soutien et leur compréhension ». Cela n’a jamais été aussi important qu’à l’heure actuelle. Les employés se sentent anxieux et déconnectés. Sans interaction sur place, les gestionnaires doivent organiser des sessions de contact individuelles et demander : « Comment puis-je aider? »

Se concentrer sur les résultats et non sur les processus
Sans surveillance ni contrôle direct de la façon dont les employés effectuent leur travail à la maison, les gestionnaires devraient se concentrer sur les résultats. Les employés moins autonomes peuvent avoir besoin d’aide pour structurer leur travail. Obtenez l’adhésion de chacun sur les avantages des réunions virtuelles et ne négligez pas non plus l’importance d’utiliser la vidéo pour les interactions sociales.

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Réinventer la reconnaissance
Des façons créatives de stimuler la mobilisation et les liens sociaux

Le Canada, qui compte environ un dixième de la population des États-Unis, prévoit un nombre de décès dus à la COVID-19 proportionnellement inférieur à la moitié de celui des États-Unis. Cependant, les entreprises canadiennes, qui ont commencé à rouvrir en juillet, sont préoccupées par l’optimisation de la productivité des télétravailleurs au cours d’une période de reprise plus lente que prévue. Les employés travaillant à domicile s’inquiètent de la sécurité de l’emploi et de l’équilibre entre leurs responsabilités personnelles et professionnelles. Les interactions en personne ont toujours joué un rôle important en facilitant la mobilisation. Les innovateurs trouvent de nouvelles façons créatives et amusantes de stimuler la mobilisation et la connectivité sociale lorsqu’il n’est pas possible de travailler dans un espace physique partagé.

Rendre les jalons des employés inoubliables
Les employés aspirent en grande majorité à être reconnus pour les jalons et les réalisations de leur carrière. Pour créer un sentiment d’enthousiasme et d’importance autour de tels événements, les innovateurs envoient des colis soigneusement emballés au domicile de leurs employés; lorsqu’ils vont chercher leur courrier, les employés trouvent un colis marqué « Ne pas ouvrir avant le (date et heure) ». Qu’est-ce qu’il y a à l’intérieur? Tout, depuis les bombes à confettis jusqu’aux enregistrements audio du PDG en passant par de délicieuses friandises. Ne vous contentez pas d’une session Zoom ennuyeuse. Rendez votre prochaine cérémonie de reconnaissance virtuellement inoubliable.

Pimenter les réunions hebdomadaires
Le fait d’établir une cadence régulière pour les réunions d’équipe virtuelles permet à chacun de se sentir connecté. Mais ces jours-ci, nous souffrons tous d’une surdose de sessions en ligne. Pour pimenter les choses, les gestionnaires intègrent des jeux, des exercices pour renforcer l’esprit d’équipe, des exercices d’étirement et toutes sortes de concours dans leurs réunions. Uber Eats et Door Dash ont facilité l’organisation de ce type de réunions, et quelle meilleure façon de terminer la semaine qu’autour d’un cocktail virtuel?

Faire preuve de créativité avec les interactions sociales
Les interactions informelles jouent un rôle important pour surmonter le sentiment d’isolement lorsque l’on travaille à domicile. Votre entreprise dispose-t-elle d’un programme de cartes électroniques pour la reconnaissance entre pairs? Invitez les employés à mettre un peu de vie dans tout cela avec des idées de cartes électroniques amusantes. Encouragez les employés ayant de solides compétences relationnelles à faire le point avec ceux qui peuvent avoir des difficultés. Et n’oubliez pas de récompenser les employés qui contribuent à créer un esprit d’équipe.

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Réaligner le recrutement
De nouvelles opportunités pour une reprise centrée sur les talents

Les organisations résilientes se remettent rapidement des conditions de marché défavorables et des perturbations à évolution rapide. Une stratégie d’acquisition de talents résiliente est essentielle pour optimiser la reprise. Notre enquête Trendicators auprès des dirigeants des RH en mai a révélé que 38 % des organisations canadiennes prévoyaient d’intensifier leurs efforts de recrutement aux T3 et T4, et 36 % prévoyaient une augmentation de leur budget d’acquisition de talents pour soutenir ces efforts. Voici quelques idées pour réaligner votre recrutement afin de profiter des opportunités importantes de recrutement de télétravailleurs sur le marché actuel.

Quelle est votre personnalité de marque virtuelle?
Les recruteurs expérimentés ont l’habitude de procéder à des interactions vidéo et d’évaluer celles des candidats. Les gestionnaires responsables du recrutement, en revanche, ont besoin d’un accompagnement. Aidez votre équipe de recrutement à faire une bonne impression virtuelle en l’aidant à composer le bon arrière-plan, à trouver un angle de caméra flatteur et à s’habiller de manière appropriée. Faites des simulations d’entrevues afin d’améliorer les techniques d’entrevues en lignes, les interactions personnelles et l’assurance.

Évaluer les capacités et l’expérience à distance
Lorsque vous faites passer une entrevue à un candidat qui travaillera à distance, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel, un espace de travail dédié et un accès à haut débit sont essentiels. Au-delà des connaissances, des compétences et des capacités nécessaires pour faire le travail, il est important d’évaluer les capacités à travailler à distance. Le candidat communique-t-il efficacement par vidéo? Des interruptions de la vie réelle ont-elles eu lieu pendant l’entrevue? Possède-t-il le dynamisme et la discipline nécessaires pour travailler de façon autonome et sans surveillance?

Définir les attentes et créer des liens
En fonction du stade auquel le candidat se trouve dans le parcours d’embauche, définissez les attentes au début de chaque échange. Soyez indulgent si vous contactez un candidat à l’improviste. Expliquez ce qui va se passer et ce à quoi le candidat peut s’attendre au début de la conversation. Il est essentiel de faire en sorte que les candidats se sentent à l’aise. Un dialogue vidéo est une collaboration à double sens. Encouragez les candidats à parler pour créer des liens et des opportunités d’échanges significatifs.

Élargir votre bassin de talents
Le recrutement pour des rôles en télétravail alors que le taux de chômage est à deux chiffres offre l’occasion de combler des pénuries de compétences importantes. En supprimant les exigences géographiques, vous avez maintenant accès à un bassin beaucoup plus large et plus profond d’employés très performants. De plus, tenez compte de vos besoins en matière de planification de la relève. La performance actuelle du marché boursier présente un risque pour les organisations qui ont beaucoup d’employés appartenant à la génération du baby-boom; les baby-boomers qui n’ont pas pu prendre leur retraite lors de la dernière récession pourraient bientôt partir en masse.

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Intégration à distance
Quelques idées pour accélérer la productivité

Avant la pandémie, de nombreuses entreprises se sont rendu compte que leurs programmes d’intégration intégraient inefficacement les nouveaux employés à la culture d’entreprise. Notre rapport d’enquête sur les demandeurs d’emploi de 2019 a révélé que 41 % des personnes réagiraient à une mauvaise expérience d’intégration en cherchant immédiatement un autre emploi. Il est essentiel de remplir les documents nécessaires, d’examiner les avantages sociaux et de répondre aux autres exigences en matière d’administration des RH, mais des programmes d’intégration efficaces sont des expériences d’apprentissage hautement structurées conçues pour permettre aux nouveaux employés d’apprendre rapidement ce qui est nécessaire. Tout comme les gestionnaires responsables du recrutement ont besoin d’aide pour s’adapter au recrutement virtuel, les superviseurs qui effectuent l’intégration à distance auront également besoin de soutien. Le fait de présumer qu’ils vont bien faire les choses peut entraîner une faible productivité et un taux de roulement élevé à un moment où votre entreprise ne peut pas se le permettre.

Mettre l’accent sur le temps nécessaire pour devenir productif
Bien que vous souhaitiez que tous les nouveaux employés se sentent les bienvenus et enthousiastes à l’idée de rejoindre votre organisation, l’objectif principal d’un programme d’intégration est d’accélérer le temps nécessaire pour atteindre 100 % de productivité. Pour accomplir cela sans interactions en personne, il faut une planification minutieuse, des objectifs clairs et un programme étape par étape qui décrit les processus, les tâches et les compétences qui doivent être améliorées.

Mettre en oeuvre un système de parrainage
L’expérience d’intégration aidera à établir une relation de travail entre les employés et les superviseurs. Le fait d’attribuer un mentor ou un parrain aux nouveaux employés leur donnera quelqu’un à qui parler lorsqu’ils ont un doute. De bons mentors aideront les nouveaux employés à comprendre à quoi ressembleront leurs journées, ce qui les aidera à accélérer leur intégration dans l’organisation.

Favoriser un apprentissage structuré
Un programme hautement structuré est nécessaire pour mener des interactions à distance entre les superviseurs et leurs collègues. Des étapes claires doivent être définies, tout comme les processus de validation de la compréhension à chaque étape. Il est également important que toutes les personnes impliquées dans le processus d’intégration fournissent une rétroaction positive continue et de la reconnaissance à chaque nouvel employé afin de maximiser la mobilisation.

La ludification pour augmenter la rétention
Lorsque les employés s’entraînent à accomplir une tâche, les taux de réussite de l’apprentissage sont deux fois plus élevés que lorsqu’on leur fait la démonstration de la tâche. Donnez aux employés des tâches précises, par exemple en leur proposant une chasse au trésor pour localiser les ressources, ou en menant à bien une mission hypothétique pour améliorer la rétention et développer l’habileté nécessaire pour être productif.

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Évaluer l’évolution des attitudes
Utiliser les sondages éclairs pour rester au courant des perceptions des employés

Les sondages éclairs sont un outil efficace pour comprendre l’état d’esprit des employés pendant la période de reprise de la COVID-19. Constitués d’une courte série de questions sur un même sujet, les sondages éclairs ne devraient pas prendre plus de cinq minutes. Ces sondages faciles à créer et sur le terrain peuvent être utilisés pour déterminer ce dont les employés pourraient avoir besoin pour travailler plus efficacement à domicile ou pour obtenir des recommandations pour de nouvelles politiques et programmes. Les sondages éclairs peuvent également être utilisés pour évaluer la façon dont les employés évaluent leur bien-être mental ou s’ils estiment qu’ils reçoivent trop peu, trop ou juste assez de communication de la part des dirigeants de l’entreprise.

Ne faites pas de sondage si vous n’avez pas l’intention de passer à l’action
En temps de crise ou de période de changement rapide, la communication à double sens est essentielle. Malheureusement, de nombreuses entreprises font l’erreur de faire des sondages auprès des employés sans prendre en compte les résultats ni passer à l’action. Cet état d’esprit de communication à sens unique ne peut qu’accroître l’anxiété pendant la période de reprise de la COVID-19. Si votre équipe de direction n’est pas prête à donner suite aux résultats d’un sondage, ne cherchez pas à en mener un.

Personnaliser les questions pour répondre aux principales préoccupations
Tous les fournisseurs et plateformes de sondage proposent des modèles que vous pouvez utiliser pour les sondages éclairs. Mais si les questions que vous posez aux employés ont l’air d’être toutes faites, ou qu’elles ne reflètent pas les problèmes et les préoccupations importantes pour votre main-d’oeuvre, il est peu probable que les résultats que vous obtiendrez soient exploitables. La meilleure façon d’assurer la pertinence de vos questions est de faire participer un groupe représentatif d’employés au développement du sondage.

Partager les résultats du sondage éclair
Tout au long de cette publication, nous avons discuté de l’importance de créer des liens émotionnels avec les employés qui travaillent à distance. Le partage des principales conclusions des sondages éclairs est un moyen important de faire savoir aux employés que l’entreprise se soucie de leur bien-être, qu’elle est à l’écoute de leurs préoccupations et qu’elle s’engage à créer une culture plus empathique et inclusive.

Les sondages éclairs augmentent les résultats du sondage sur la mobilisation
Enfin, il est important de comprendre que les sondages éclairs, bien qu’utiles pour obtenir un aperçu du point de vue des employés sur des sujets précis, n’ont pas la rigueur scientifique d’un sondage sur la mobilisation des employés. Les sondages sur la mobilisation fournissent des perspectives complètes et statistiquement fiables sur l’engagement émotionnel des employés. Utilisez les deux pour évaluer et comparer l’évolution des perceptions des employés.